Gaziantep Üniversitesi Öğrenci Disiplin Soruşturması
Örnek Belgeler Kılavuzu
Hazırlayan: Av. İbrahim SATIL
Disiplin soruşturması, öğrencinin eğitim hakkını doğrudan etkileyebilecek sonuçlar doğuran ciddi bir idari işlemdir. Bu nedenle, sürecin her aşamasında savunma hakkı, adil yargılanma, tarafsızlık ve kanunilik gibi temel ilkelere titizlikle riayet edilmesi, alınan kararların idari yargı denetiminden geçebilmesi için elzemdir.
Bu bağlamda, standardize edilmiş, yasal gereklilikleri eksiksiz karşılayan ve tüm usul adımlarını net bir şekilde ortaya koyan belge şablonları, stratejik bir öneme sahiptir. Bu tür belgeler, soruşturmayı yürütmekle görevlendirilen ve genellikle hukukçu olmayan öğretim elemanlarına (soruşturmacılara) güvenilir bir yol haritası sunar. Süreçte tutarlılığı temin eder, olası usul hatalarını en aza indirir ve hem öğrencinin haklarını korur hem de kurumun hukuki pozisyonunu güçlendirir. Bu sayfada sunulan belgelerin açıklanması ve bu belgeler temel alınarak oluşturulacak kapsamlı bir kılavuz, bu ihtiyaca cevap vermeyi amaçlamaktadır.Hazırlanan bu rsayfa, Üniversitemiz idarecileri ve soruşturmacıları için pratik ve hukuken sağlam bir başvuru kaynağı oluşturacaktır.
Bölüm 1: Soruşturmanın Başlatılması ve Hazırlık Aşaması Belgeleri
Bir disiplin soruşturmasının hukuka uygun bir şekilde başlayabilmesi, sürecin temelini oluşturan ilk adımların doğru ve eksiksiz atılmasına bağlıdır. Bu aşama, disiplin suçuna konu olayın tespiti ve soruşturma iradesinin resmi olarak ortaya konulmasını içerir.
a-) Her tebligat işlemi belgeye dayanmalıdır. (Tebliğ-tebellüğ belgesi (Ek-1))
b-) Soruşturmaya başlanılmadan önce düzenlenecek ifade/beyan/savunma tutanaklarını düzenlemek için katip görevlendirilmesi gerekmektedir. (Katip görevlendirme yazısı (Ek-2))
1.1. Soruşturmanın Dayanağı: Olay Tespit Tutanağı ve Şikâyet Dilekçesi
Analiz edilen belge setinde, soruşturma sürecini tetikleyen ilk anı kayıt altına alan temel evrakların eksik olduğu görülmektedir. 2547 sayılı Kanun, disiplin soruşturmasına "disipline konu olay öğrenilince derhal başlanır" hükmünü amirdir. Bu "öğrenme" anının hukuki bir zemine oturtulması, somutlaştırılması ve belgelendirilmesi, soruşturmanın sağlıklı bir başlangıç yapabilmesi için kritik öneme sahiptir. Bu nedenle, listeye iki temel belgenin eklenmesi şiddetle tavsiye edilmektedir:
- Olay Tespit Tutanağı: Özellikle sınavda kopya çekme gibi anlık olarak tespit edilen ve müdahale gerektiren durumlarda, olayın sıcaklığıyla bir tutanak düzenlenmesi esastır. Bu tutanak, soruşturmanın objektif temelini oluşturur. Tutanağın içeriğinde; olayın meydana geldiği yer (sınav salonu, amfi vb.), tarih ve saat, olaya tanık olan gözetmenlerin kimlik bilgileri, disiplin suçu işlediği iddia edilen öğrencinin kimlik bilgileri, olayın nasıl gerçekleştiğinin ayrıntılı ve tarafsız bir dille anlatımı ve varsa el konulan delillerin (kopya materyali, cevap kağıdı vb.) listesi yer almalıdır. Tutanak, hazır bulunanlar (gözetmenler, bölüm başkanı vb.) tarafından imza altına alınarak resmiyet kazandırılır.
- Şikâyet Dilekçesi: Soruşturmalar her zaman re'sen (kendiliğinden) başlamayabilir. Bir öğrencinin veya personelin bir başka öğrenci hakkında şikayette bulunması üzerine de süreç tetiklenebilir. Bu gibi durumlarda, şikayetin resmi bir formatta alınması, iddiaların net bir şekilde ortaya konulmasını sağlar. Önerilecek standart bir "Şikâyet Dilekçesi" formatı, şikayetçinin kimlik ve iletişim bilgilerini, şikayet edilen öğrencinin kim olduğunu, olayın ne zaman ve nerede geçtiğini ve olaya ilişkin iddiaları net bir şekilde içermelidir. Bu, soruşturmacının görevine başlarken elinde somut iddiaların bulunmasını temin eder. Soruşturmaya başlanıldığında soruşturmacı şikayetçiyi dinler. (Şikayetçi davet yazısı (Ek-3) ) - (Şikayetçi beyan tutanağı (Ek-4))
1.2. Soruşturma Emri ve Soruşturmacı Görevlendirme Yazısı (Ek-5)
Bu belge, disiplin soruşturması sürecini hukuken başlatan ve ona resmiyet kazandıran irade beyanıdır. Yetkili disiplin amiri (ilgili fakülte dekanı, enstitü/yüksekokul müdürü veya müşterek alanlarda işlenen suçlar için rektör) tarafından imzalanır. Belgenin içeriği, soruşturmanın sınırlarını ve meşruiyet zeminini çizmesi açısından hayati önem taşır.
Bu görevlendirme yazısı, idari bir atama belgesinden çok daha fazlasını ifade eder; soruşturmacıya belirli bir konuda ve belirli kişilerle sınırlı olarak yargısal bir yetki devreden hukuki bir enstrümandır. Kanun, soruşturmacının yetkisinin, kendisine verilen görevlendirme yazısındaki kişi ve eylemlerle sınırlı olduğunu açıkça belirtir. Bu, soruşturmacının yetkisini aşmasını ve "balık avı" olarak tabir edilen, kapsam dışı konulara yönelmesini engelleyen bir usul güvencesidir. Eğer soruşturmacı, görevi sırasında soruşturma konusu eylem dışında başka bir disiplin suçunun işlendiğini veya olaya başka kişilerin de karıştığını tespit ederse, soruşturmayı kendiliğinden genişletme yetkisine sahip değildir. Bu durumda yapması gereken, durumu derhal kendisini görevlendiren disiplin amirine bir raporla bildirmek ve ek bir soruşturma onayı talep etmektir. Bu usule uyulmaması, yetki aşımı nedeniyle soruşturmanın ilgili kısımlarının veya tamamının hukuken sakatlanmasına yol açabilir.
Bu nedenle, "Soruşturmacı Görevlendirme Yazısı" şablonunda aşağıdaki unsurların eksiksiz yer alması zorunludur:
- Soruşturmayı açan yetkili makamın (Dekanlık, Rektörlük vb.) adı.
- Soruşturmacı olarak atanan öğretim elemanının adı, soyadı ve unvanı.
- Hakkında soruşturma yürütülen öğrencinin adı, soyadı, numarası ve bölümü.
- Soruşturmaya konu olan eylemin, yer ve zaman belirterek açık ve net bir özeti.
- Soruşturmanın yasal dayanağı olarak "2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 54. maddesi"nin belirtilmesi.
- Soruşturmanın kanunen 30 gün içinde tamamlanması gerektiği ve bu sürenin yetmemesi halinde gerekçeli ek süre talep edilebileceği bilgisinin hatırlatılması.
Bölüm 2: Delil Toplama ve Savunma Hakkının Kullanılmasına İlişkin Belgeler
Soruşturmanın bu aşaması, maddi gerçeğin ortaya çıkarılması için delillerin toplandığı ve soruşturulan öğrencinin en temel anayasal hakkı olan savunma hakkını kullandığı evredir. Bu aşamadaki belgelerin usulüne uygun düzenlenmesi, sürecin adil ve hukuka uygun ilerlemesinin temel şartıdır.
2.3. Tanık Beyanlarının Tespiti: Tanık İfade İstem Yazısı (Ek-6) ve Tanık İfade Tutanağı (Ek-7)
Soruşturmacı, maddi gerçeği ortaya çıkarmak amacıyla olaya ilişkin bilgisi veya görgüsü bulunan kişileri tanık olarak dinleme yetkisine sahiptir. Bu süreç iki belge ile yürütülür:
- Tanık İfade İstem Yazısı : Bu belge, tanığı ifade vermeye resmi olarak davet eder. Yazıda, hangi soruşturma kapsamında, hangi konuda bilgisine başvurulacağı ve ifadenin nerede, ne zaman alınacağı belirtilir.
- Tanık İfade Tutanağı : Bu tutanak, tanığın beyanlarının kayıt altına alındığı belgedir. Ancak bu belgenin hukuken geçerli bir delil sayılabilmesi için mutlak bir yasal zorunluluk bulunmaktadır: yemin. 2547 sayılı Kanun, ifadesi alınırken tanığa yemin ettirilmesini emreder. Tutanakta, tanığa "bildiğimi dosdoğru söyleyeceğime namusum ve vicdanım üzerine yemin ederim" şeklinde yemin ettirildiği ve yeminin yapıldığı açıkça yazılmalıdır. Usulüne uygun yemin ettirilmeden alınan tanık ifadesi, hukuken "yok" hükmündedir, delil olarak kabul edilemez ve bu ifadeye dayanılarak disiplin cezası verilemez. Bu, soruşturmacıların en çok dikkat etmesi gereken usul kurallarından biridir.
2.4. Resmi Bilgi Talebi: Öğrenci Daire Başkanlığından Bilgi İsteme Yazısı (Ek-8)
Bu belge, soruşturmacının, hakkında soruşturma yürüttüğü öğrencinin geçmiş disiplin durumunu resmi olarak öğrenmek amacıyla Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na yazdığı bir yazıdır. Bu belgenin düzenlenmesi keyfi değil, zorunlu bir işlemdir. Zira 2547 sayılı Kanun'un 54. maddesi, "disiplin suçunun tekerrürü" durumunda bir derece ağır ceza uygulanmasını öngörmektedir. Dolayısıyla, öğrencinin daha önce herhangi bir disiplin cezası alıp almadığı, ceza teklifinin belirlenmesinde doğrudan etkili olan kritik bir bilgidir. Soruşturmacının bu bilgiyi dosyaya eklemeden raporunu tamamlaması, eksik inceleme anlamına gelecektir.
Bu bölümdeki belgeler, birbirinden bağımsız formlar olarak görülmemelidir. Aksine, hukuki bir kanıt zincirinin birbirine bağlı halkalarını oluştururlar. "Savunma İstem Yazısı"nda (Ek-2) yer alan suçlama, "Savunma Tutanağı"nda (Ek-3) doğrudan yanıtlanır. "Tanık İfade Tutanağı" (Ek-5), bu savunmayı doğrulayan veya çürüten üçüncü taraf beyanlarını içerir. Son olarak, "Bilgi İsteme Yazısı" (Ek-6) ile elde edilen sicil bilgisi, eylemin sabit görülmesi halinde "tekerrür" hükmünün uygulanıp uygulanmayacağına karar verilmesini sağlar. Zincirin bir halkasındaki zayıflık (örneğin, Ek-2'deki belirsiz bir suçlama veya Ek-5'teki yeminsiz bir tanık ifadesi), tüm kanıt yapısını çökertme potansiyeline sahiptir. Bu nedenle, bu belgeler bütüncül bir sistem olarak ele alınmalı ve her birinin hukuki geçerliliği titizlikle sağlanmalıdır.
2.1. Savunmaya Davet: Savunma İstem Yazısı (Ek-9)
"Savunma İstem Yazısı", savunma hakkının fiilen kullanılabilmesinin ilk ve en önemli adımıdır. Bu belgede yapılacak bir usul hatası, tek başına tüm disiplin sürecinin iptaline neden olabilecek kadar kritiktir. Kanun, bu konuda net ve emredici kurallar getirmiştir. Buna göre yazıda bulunması gereken zorunlu unsurlar şunlardır:
- Açık Suçlama: Hakkında soruşturma açılan öğrenciye isnat edilen suçun neden ibaret olduğu, yer, zaman ve olayın temel unsurları belirtilerek hiçbir şüpheye yer bırakmayacak şekilde açıkça yazılmalıdır. Genel ve muğlak ifadelerden ("disipline aykırı davranış" gibi) kaçınılmalıdır.
- Yasal Süre: Bu yazı, öğrencinin savunmasını yapacağı tarihten en az yedi gün önce kendisine yazılı olarak bildirilmelidir. Bu yedi günlük süre, öğrencinin savunmasını hazırlayabilmesi için tanınmış asgari bir haktır ve kısaltılamaz.
- Yasal İhtar: Yazıda, öğrencinin belirtilen gün, saat ve yerde savunmasını yapmak üzere hazır bulunması gerektiği; çağrıya geçerli bir mazereti olmaksızın uymadığı veya mazeretini zamanında bildirmediği takdirde, savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı ve dosyadaki mevcut delillere göre hakkında karar verileceği açıkça ihtar edilmelidir.
- Savunma Şekli: Öğrenciye, savunmasını sözlü olarak yapabileceği gibi yazılı olarak da sunabileceği bilgisi verilmelidir.
2.2. Savunmanın Tutanak Altına Alınması: Savunma Tutanağı (Ek-10)
Öğrencinin savunması, soruşturmanın en önemli delillerinden biridir ve mutlaka bir tutanakla kayıt altına alınmalıdır. "Savunma Tutanağı", bu işlemin resmi belgesidir.
Tutanak düzenlenirken dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:
- Tutanağın başında, ifadeyi alan soruşturmacının, varsa yazman katibin ve savunma yapan öğrencinin kimlik bilgileri, ifadenin alındığı yer ve tarih eksiksiz olarak belirtilmelidir.
- Öğrencinin beyanları, kendisine yöneltilen sorular ve bu sorulara verdiği cevaplar, yorum katılmadan ve değiştirilmeden, olduğu gibi yazıya geçirilmelidir.
- Tutanak tamamlandıktan sonra, ifade veren öğrenciye yüksek sesle okunmalı veya okuması için kendisine verilmeli, yazılanların beyanlarına uygun olduğunu teyit etmesi istenmelidir.
- Tutanak, doğruluğu teyit edildikten sonra hem ifade sahibi (öğrenci) hem de soruşturmacı (ve varsa katip) tarafından her sayfası paraflanarak son sayfası imzalanır.
- Önemli bir hukuki ayrıntı olarak, savunması alınan öğrenciye kesinlikle yemin ettirilmez. Yemin, sadece tanıklar için geçerli bir usuldür. Bu ayrım, adil yargılanma ilkesinin bir gereğidir.
Bölüm 3: Soruşturmanın Sonuçlandırılması ve Raporlama Belgeleri
Soruşturma sürecinin tamamlanmasının ardından, toplanan tüm bilgi ve belgelerin hukuki bir değerlendirmeye tabi tutularak bir sonuca bağlanması ve karar merciine sunulması aşamasına gelinir. Bu aşama, soruşturmacının görevini tamamladığı ve dosyayı karar alıcılara devrettiği evredir.
3.1. Soruşturma Raporu (Ek-11)
"Soruşturma Raporu", soruşturmacının yürüttüğü tüm sürecin, ulaştığı bulguların ve hukuki kanaatinin özetlendiği nihai ve en önemli belgedir. Bu rapor, karar merciinin (Dekan, Rektör veya Disiplin Kurulu) karar verirken esas alacağı temel dokümandır. 2547 sayılı Kanun'un 54/6-g maddesi, bir soruşturma raporunda bulunması gereken zorunlu unsurları net bir şekilde tanımlamıştır. Bu unsurlar şunlardır:
- Soruşturma Onayı: Soruşturmanın hangi tarih ve sayılı görevlendirme yazısıyla başlatıldığı.
- Soruşturmaya Başlama Tarihi: Soruşturmacının fiilen işlemlere başladığı tarih.
- Soruşturulanın Kimliği: Öğrencinin adı, soyadı, numarası, fakültesi/bölümü.
- İsnat Edilen Suç Konuları: Soruşturma emrinde belirtilen suçlamaların net bir ifadesi.
- Soruşturmanın Safhaları: Süreç boyunca yapılan işlemlerin (savunma alınması, tanık dinlenmesi, belge toplanması vb.) kronolojik bir özeti.
- Deliller ve Alınan Savunma: Toplanan tüm delillerin (tutanaklar, tanık ifadeleri, belgeler) ve öğrencinin savunmasının objektif bir şekilde özetlenmesi.
- Değerlendirme (Müzakere): Raporun en kritik bölümüdür. Bu bölümde soruşturmacı, toplanan deliller ile öğrencinin savunmasını bir arada değerlendirir. Delilleri tartışır, çelişkileri analiz eder ve isnat edilen suçun sabit olup olmadığına dair hukuki bir sonuca ulaşır. Bu bölüm, soruşturmacının kişisel kanaatlerini değil, delillere dayalı mantıksal ve hukuki argümanlarını içermelidir.
- Sonuç ve Teklif: Değerlendirme bölümünde ulaşılan sonuca göre, suçun sabit olmadığı kanaatine varılmışsa ceza verilmesine yer olmadığı teklif edilir. Eğer suçun sabit olduğu kanaatine varılmışsa, eylemin 2547 sayılı Kanun'un 54. maddesindeki hangi disiplin suçu tanımına uyduğu belirtilerek, karşılığı olan disiplin cezasının verilmesi "teklif" edilir.
3.2. Soruşturma Dosyasının Sunulması: Dizi Pusulası (Ek-12) ve Dosya Teslim Üst Yazısı (Ek-13)
Kullanıcı tarafından sunulan belge setinde bulunmayan ancak hem yasal bir zorunluluk hem de idari usulün bir gereği olan iki tamamlayıcı belge bulunmaktadır. Bu belgeler, soruşturma dosyasının bütünlüğünü, şeffaflığını ve resmi devir teslim sürecini güvence altına alır.
- Dizi Pusulası: Bu, soruşturma dosyası içinde yer alan her bir belgenin, sayfa numarasıyla birlikte sırayla listelendiği bir fihrist veya içindekiler tablosudur. Soruşturma onayıyla başlar ve soruşturma raporuyla sona erer. 2547 sayılı Kanun'un 12. fıkrası, "Disiplin soruşturmasına ait dosyalar dizi pusulasıyla birlikte teslim edilir ve alınır" hükmüyle bunu açık bir yasal zorunluluk haline getirmiştir. Dizi pusulası, dosyanın eksiksiz olduğunu garanti eder, sonradan dosyaya belge eklenmesini veya dosyadan belge çıkarılmasını önler ve karar merciinin dosyayı sistematik bir şekilde incelemesini kolaylaştırır.
- Dosya Teslim Üst Yazısı: Soruşturmacının, görevini tamamladığını ve hazırladığı soruşturma raporu ile ekindeki dosyayı, dizi pusulası eşliğinde karar vermeye yetkili makama (Dekanlık, Rektörlük vb.) resmi bir yazıyla sunduğu belgedir. Bu yazı, soruşturma sürecinin investigator açısından bittiğini ve dosyanın artık karar aşamasında olduğunu resmi olarak belgeler.